Obiettivo delle Linee guida sulla dematerializzazione è fornire un supporto agli Enti Locali nella corretta gestione del documento informatico durante tutto il suo ciclo di vita, sia all’interno di procedimenti amministrativi di competenza dell’Ente sia a livello di processi interni all’Ente o di natura inter-Ente.
Le Linee guida sono uno strumento operativo rivolto ai referenti degli Enti Locali, ed in particolar modo al Responsabile dei Sistemi Informativi, al Responsabile di Protocollo, al Responsabile della Gestione Documentale, al Responsabile dell’Archivio e al Responsabile della Conservazione Documentale, e redatto nella forma di FAQ e suggerimenti puntuali per permettere una consultazione facile e veloce delle problematiche di interesse.
Sono articolate in maniera da rispondere alle seguenti domande:
- cosa significa dematerializzazione? Le Linee Guida forniscono un glossario “grafico” contenente le definizioni dei termini fondamentali della dematerializzazione, per favorire la comprensione delle informazioni contenute nel documento
- come fare? Le Linee Guida forniscono risposte a “domande essenziali” per la corretta gestione del documento informatico in tutto il proprio ciclo di vita, in accordo con la normativa vigente
- come misurarsi? Le Linee Guida forniscono suggerimenti su come un Ente Locale può rilevare i benefici introdotti da azioni di dematerializzazione dei documenti e digitalizzazione dei procedimenti all’interno dell’Ente.
Le linee Guida sono il risultato della declinazione di alcune Best Practice già in essere nell’Amministrazione Regionale o recepite interagendo con altre Regioni (ad esempio, la Regione Emilia Romagna) in iniziative a carattere interregionale, in particolare il progetto Pro.De (PROgetto Dematerializzazione).
Sono state inoltre sottoposte all'attenzione dell’Agenzia per l’Italia Digitale per lo sviluppo delle linee guida nazionali sul tema della dematerializzazione.
Le Linee guida, approvate con decreto n. 12125 del 13 dicembre 2012, sono pubblicate sul BURL, n. 51, serie ordinaria, del 21 dicembre 2012, disponibile in allegato.